Comment organiser un rendez-vous professionnel ?

Déterminer l’objectif de la réunion

Avant de commencer, assurez-vous de bien comprendre l’objectif de votre réunion. Cela vous aidera à déterminer qui doit y assister et quels sujets seront abordés. L’objectif de votre réunion peut être de créer une équipe, de discuter d’un projet, d’obtenir un retour d’information, de résoudre un problème ou de prendre une décision. Si vous rencontrez des clients ou des clients potentiels, vous voudrez peut-être adapter la façon dont vous présentez les informations afin de les rendre plus compréhensibles pour les non-experts. Évitez les généralités et recherchez la spécificité lorsque vous déterminez l’objectif de votre réunion. Source : Calculer son salaire net

Identifier les participants

Lorsque vous décidez qui doit participer à la réunion, gardez à l’esprit que le but d’une réunion est de rassembler un groupe de personnes pour partager des informations ou travailler à un objectif commun. Vous devrez peut-être inviter un grand nombre de personnes à la réunion pour atteindre votre objectif, mais gardez à l’esprit que vous ne voulez pas que l’événement devienne une mêlée générale. En effet, les participants pourraient avoir l’impression de ne pas avoir l’occasion de s’exprimer ou que la réunion dure trop longtemps. Vous devez déterminer qui doit participer à la réunion et qui vous aimeriez y voir participer. Vous devrez peut-être inviter des personnes qui ne sont pas nécessairement impliquées dans le projet ou la discussion afin de vous assurer que tous ceux qui ont un intérêt dans l’événement sont représentés à la réunion.

Définissez l’ordre du jour et le programme

L’ordre du jour est la feuille de route de votre réunion. Il vous aidera à maintenir le cap de la réunion, à donner aux participants une idée de ce à quoi ils peuvent s’attendre et à faire en sorte que la réunion se termine au moment prévu. Si possible, mettez l’ordre du jour à la disposition des participants avant la réunion afin qu’ils puissent planifier leur temps en conséquence. Vous constaterez peut-être qu’un ordre du jour n’est pas nécessaire, notamment si la réunion est impromptue ou très courte. Dans ce cas, il est préférable que la réunion soit aussi souple et flexible que possible, de manière à ce qu’elle soit ouverte à la direction que prend la discussion. En plus de votre ordre du jour, gardez une trace du temps pendant la réunion. Vous devez éviter de dépasser l’heure de fin prévue, mais vous ne voulez pas non plus que la réunion se termine trop tôt. Évitez la tentation de précipiter la réunion simplement parce qu’elle se termine bientôt. Dans la mesure du possible, donnez une estimation de la durée de la réunion afin que les participants sachent de combien de temps ils disposent pour se préparer.

Choisir le lieu de la réunion

Lorsque vous choisissez le lieu de votre réunion, tenez compte du confort des participants et de l’objectif de la réunion. Par exemple, si vous organisez une réunion avec un client, vous pouvez choisir un lieu élégant et professionnel – ou un lieu décontracté et convivial. Si plusieurs personnes participent à la réunion, vous voudrez peut-être choisir un espace plus grand pour accueillir tout le monde et leurs documents. Vous pouvez également prendre en compte le coût de la location d’une salle ou de la réservation d’une salle de conférence. Si vous rencontrez des clients, vous voudrez peut-être choisir un lieu à l’atmosphère professionnelle, mais également accueillant et confortable. Vous pouvez également tenir compte de la proximité de l’endroit par rapport aux autres ressources qui seront utilisées pendant la réunion, comme l’internet ou le café.

Préparez les informations et le matériel

Avant la réunion, préparez tout le matériel dont les participants pourraient avoir besoin, comme des documents à distribuer, des diapositives et des supports visuels de présentation, ou des fichiers liés au sujet de la réunion. Veillez à organiser le matériel de manière à ce qu’il soit facile à trouver et à utiliser pendant la réunion. Vous pouvez fournir une liste de références ou des liens vers des documents de recherche que les participants pourront consulter à tout moment. Si vous prévoyez d’utiliser la technologie pendant la réunion, assurez-vous que tout l’équipement est installé et testé à l’avance afin que la réunion se déroule sans problème.

Attribuez les rôles et les responsabilités

Différents types de réunions exigent des rôles différents. Par exemple, si vous organisez une réunion de brainstorming, les participants peuvent jouer différents rôles, tels que la génération d’idées, l’évaluation des suggestions ou le suivi des idées sur un tableau blanc. Si vous organisez une réunion au cours de laquelle les participants génèrent des idées, vous pouvez envisager d’assigner certaines tâches à chaque personne, par exemple proposer cinq idées et réduire les idées du groupe à trois suggestions. Vous pouvez également attribuer des rôles et des responsabilités liés à la technologie de la réunion, par exemple, qui sera chargé de faire fonctionner le projecteur ou le tableau blanc. Si vous organisez une réunion où vous souhaitez que les participants interagissent les uns avec les autres, vous pouvez également attribuer des rôles qui encouragent la collaboration, par exemple en demandant à une personne de noter les idées du groupe et à une autre de trier les suggestions et de choisir un gagnant.

Établissez des règles de base

Avant la réunion, discutez des règles de base de la réunion et assurez-vous que tout le monde accepte de les suivre. Cela contribuera au bon déroulement de la réunion, réduira les interruptions et augmentera l’efficacité. Vous pouvez envisager de fixer une limite de temps pour la réunion, une règle interdisant d’interrompre une autre personne ou une règle concernant l’utilisation de la technologie pendant la réunion. Vous pouvez également demander aux participants d’éviter d’apporter des distractions extérieures à la réunion, comme des téléphones portables, des enfants ou des animaux domestiques. Lorsque vous définissez les règles de base, assurez-vous d’avoir une règle pour vous-même en tant qu’hôte de la réunion – par exemple, traiter les participants avec respect, garder vos propres opinions pour vous et garder la réunion sur les rails.

Promouvoir la réunion

Avant la réunion, faites la promotion de l’événement auprès de vos participants. Faites-leur savoir où et quand la réunion aura lieu, sur quoi elle porte et ce qu’ils peuvent en attendre. Vous pouvez également leur demander de répondre à l’invitation afin de connaître le nombre de participants et le matériel dont ils pourraient avoir besoin. Vous pouvez promouvoir l’événement par le biais de courriels, d’avis internes, de médias sociaux ou d’autres méthodes. Veillez à assurer un suivi auprès des participants qui ne répondent pas en temps voulu afin qu’ils soient informés de l’événement et aient le temps de se préparer.

Prendre des notes

Selon le type de réunion que vous organisez, vous souhaiterez peut-être prendre des notes pendant l’événement. Les notes de réunion sont un moyen facile d’enregistrer ce qui a été discuté et peuvent être utiles pour compiler votre récapitulatif de réunion après coup. Si vous prenez des notes à la main, assurez-vous d’écrire lisiblement et de taper les notes peu après la réunion afin de ne pas oublier les points importants. Si vous prenez des notes sous forme numérique, vous pouvez utiliser divers outils, comme une application de prise de notes, un logiciel d’enregistrement d’écran ou un service de transcription. Si vous êtes l’hôte de la réunion, il est préférable de faire savoir aux autres participants que vous prévoyez de prendre des notes. Ainsi, ils pourront être sûrs que leurs commentaires sont exacts. Vous pouvez également demander aux participants comment ils souhaitent être mentionnés dans les notes.

Suivi après la réunion

Après la réunion, assurez un suivi auprès des participants pour les remercier de leur temps et les informer de la suite des événements. Vous pouvez également demander aux participants de vous faire part de leurs commentaires sur la réunion, par exemple s’ils l’ont trouvée utile, ce qu’ils aimeraient voir dans les prochaines réunions et comment la réunion pourrait être améliorée. Vous pouvez assurer le suivi des participants à la réunion par courrier électronique ou en personne, selon le type de réunion que vous avez organisée.